Projektablauf
Vom ersten Lead, bis zum finalen Projektabschluss: um eine reibungslose Planung, Umsetzung und Finalisierung von Projekten gewährleisten zu können, sollte all unseren Projekten ein möglichst strukturierter Prozess zugrunde liegen. Die nachfolgenden 5 Projektphasen, stellen eine allgemeine Empfehlung für den idealen Ablauf eines solchen Prozesses dar.
Lead-Phase
Einkommende Leads sollten zeitnah (< 3 Arbeitstage) mit einer Onramp-Mail beantwortet werden, um relevante Informationen von Interessent:innen abzufragen (2) sowie einen Eindruck und Ausblick über unser Profil, die angebotenen Leistungen und nachfolgende Schritte zu vermitteln (3). Exemplarische Muster-Inhalte findest du dazu unter E-Mail Vorlagen in Basecamp.
Inhalte und Aufbau Onramp-Mail:
Personalisierte Nachricht
Link zu Lead-Formular
Link zu aktuellem Pitchdeck
Die so erhaltenen Kundendaten werden anschließend in das bestehende CRM übertragen. Projektbezogene Daten sollten zudem eine grobe S.W.A.T.-Analyse durchlaufen, um das so erhaltene Profil und den damit verbundenen Scope of Work auf Umsetzbarkeit zu prüfen. Sind alle Daten vollständig und bestehen keine unmittelbaren Einwände gegenüber der Anfrage, kann im zweiten Schritt ein Link zur Terminfindung für das im nächsten Schritt anstehende Erstgespräch versandt werden.
Non-Disclosure Agreement
Sollte zu Beginn kundenseitig ein NDA (Non-Disclosure Agreement) gewünscht werden, ist dieses zunächst auf Gegenseitigkeit zu prüfen. Mindestmaß dabei sollte sein, dass projektbezogene Informationen nach Abschluss des Projekts durch uns veröffentlicht und damit geworben werden dürfen. Unser NDA findest du unter Figma → Dokumente.
Planungs-Phase
In der Planungsphase geht es darum, alle Anforderungen und Informationen des Projekts in einem Briefing-Dokument zusammen zu fassen. Je nach Projektgröße, kann reicht dies von einer einfachen Mail bis hin zu einem mehrseitigen Pitchdeck. Ganz gleich wie, sollte dabei immer sichergestellt sein, dass mindestens eine schriftliche Zusammenfassung dem Team zugänglich gemacht wird, sodass jede am Projekte beteiligte Person zu jeder Zeit darauf zugreifen kann. Ein MVP eines Briefings stellt unser Lead-Formular unter fjn.land/lead dar.
Discover/Exploration
Sind die Rahmenbedingungen klar und in einem Briefing dokumentiert, kann mit der Exploration begonnen werden. In den meisten Fällen, bietet sich hierzu ein Canvas-Tool wie figjam an, in dem zunächst alle Ideen, Eindrücke und Moods an einem zentralen Ort gebündelt werden. Dateien dieser Art findest du unter figma → Workshops.
Während der Exploration möchten wir explizit keine Grenzen setzen. So ist die größte Stärke dieser Phase, den Gedanken freien Lauf zu lassen. Solltest du dennoch Leitlinien benötigen, können nachfolgende Eckpfeiler dabei helfen:
Verinnerliche die Rahmenbedingungen im Briefing.
Lerne den/die Kund:in kennen und verstehen.
Analysiere externe Faktoren wie Konkurrenz und Markt.
Hinterfrage das Problem und dessen Ursprung.
Überlege die Möglichkeiten innerhalb deiner Fähigkeiten.
Projekt-Phase
Die Projekt-Phase ist Umsetzung. Hier übersetzen wir Exploration in Arbeitsergebnisse. Das bedeutet: konzentrierte Arbeit, regelmäßige Checks und klare Verantwortlichkeiten.
Du arbeitest nicht im Vakuum. Halte das Team auf dem Laufenden – kurze Updates in Basecamp reichen. Bei kritischen Entscheidungen oder Kursänderungen hole dir Feedback ein, bevor du weitermachst. Wenn du blockiert bist, sag es sofort. Warte nicht bis zum nächsten Meeting.
Setze Zwischenstände als Checkpoints. Alle 3-5 Arbeitstage sollte es etwas Zeigbares geben – einen Entwurf, eine Struktur, ein Mockup. Das hält Momentum und macht Probleme früh sichtbar. Wenn du merkst, dass ein Checkpoint nicht haltbar ist, verschiebe ihn nicht einfach. Kommuniziere die Verzögerung und den Grund.
Die Projekt-Phase endet, wenn der vereinbarte Scope erfüllt ist. Nicht jedes Feedback muss 1:1 umgesetzt werden. Wenn etwas der Strategie widerspricht, erkläre warum und biete Alternativen an. Done, Perfect? Perfectly Done: Wenn 80-90% der Qualität erreicht sind und der Kunde zufrieden ist, ship it.
Finaliserung
Finalisierung bedeutet Qualitätskontrolle und Übergabe. Hier schließen wir Lücken, glätten Kanten und bereiten alles für den Launch oder die Auslieferung vor.
Hole dir proaktiv die finale Designkritik im Team. Frische Augen sehen, was du nach Tagen oder Wochen Arbeit übersiehst. Räume 2-4 Stunden ein, zeige die Arbeit, sammle Feedback, dokumentiere Anpassungen. Wenn etwas unklar ist, frage nach. Wenn etwas falsch ist, fixe es jetzt.
Prüfe alle Deliverables gegen das Briefing oder sprich dazu mit dem jeweiligen PM. Ist alles da, was vereinbart wurde? Funktionieren alle Links, Dateien, Exporte? Sind Schriften, Farben, Assets korrekt benannt und organisiert? Wenn du etwas an den Kunden übergibst, muss es ohne dich funktionieren.
Bereite die Übergabe-Dokumentation vor. Das kann ein kurzes Readme sein, ein Video-Walkthrough oder ein strukturierter Ordner mit klarer Benennung. Zeige die finale Version, kläre letzte Fragen, hole die formelle Freigabe ein. Schriftlich. Eine Mail mit "Approved" oder "Freigegeben" reicht. Ohne schriftliche Freigabe ist das Projekt nicht final.
Projektabschluss
Der Projektabschluss räumt auf, sichert Wissen und schließt den Loop mit dem Kunden. Archiviere alle Projektdateien an einem zentralen Ort. Figma-Files, das Basecamp-Projekt, der Drive-Ordner – alles sollte so organisiert sein, dass jemand anderes in sechs Monaten damit arbeiten kann. Lösche nichts, aber markiere klar, was final ist und was Zwischenstände waren.
Wenn möglich, dokumentiere deine Learnings. Was lief gut? Was würden wir beim nächsten Mal anders machen? Welche Tools oder Prozesse haben geholfen, welche nicht? Schreibe 3-5 Stichpunkte in Basecamp oder das entsprechende Projekt-Dokument. Das ist keine Pflicht-Retrospektive, sondern schnelles Wissens-Capture.
Stelle sicher, dass alle geleisteten Stunden erfasst und alle Ausgaben dokumentiert sind und setze anschließend die noch offenen Karten auf "Done", sodass letzte Buchhaltungs-Prozesse in Gang gesetzt werden können.
